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原州区第七小学内部控制信息化实践案例

一、 学校内控建设的重要性

学校内控建设既是一项重要的制度安排，又是一项重要的管理活动，对落实全面从严治理、规范权力运行、提高学校内部管理水平、提升工作成效、防范工作风险和保护干部成长都具有重要意义。

二、 学校内控落实的必要性

（一）内控意识淡薄，专业化人员不足

之前在我们学校许多校领导都是教学出身，对内部控制不是很了解，财务人员紧缺，对财务管理资金、人员投入不足，导致财务内控未能有效开展。

（二）内控制度缺失或虽有制度执行不力

以前学校相关部门的人员长期大家工作在一起，都已经非常熟悉，关系也相当融洽，多少存在你好、我好、大家好的想法，因此造成有些方面程序操作起来就比较随意，相关人员之间就未能实行相互牵制、相互监督，对已建立的内控制度形同虚设。以上种种，削落了内控制度的执行力，以致内部控制没有切实有效的制度保障，形同虚设。

（三) 内部会计控制制度的执行力度不够

教育系统财务核算体系由财政局会计核算中心统一核算，对学校的教育经费使用、经济活动进行集中核算，统筹管理。在实际工作中，核算中心负责学校的会计会定期与学校领导沟通，学校出纳也定期去结算中心报账，但会计结算中心一般只依据财务制度对学校所提供的原始凭证进行真实性、合规性和有效性的审核，而无法参与每一笔具体的经济业务，这样就使得对经济业务的物质运动和价值运动的全过程监管构成一定的脱节，产生业务边缘化。

三、 学校内控信息化建设带来的转变

为积极响应财政行政事业单位内部控制政策的要求，我校作为在原州区第一批应用内控信息化的学校，在2020年11月初正式上线内控信息化管理，经过2021正式运行，累计业务单据近500张，其中事前申请142张，报销141张，系统留痕上传附件1046张。通过信息化给学校带来价值如下：

(一) 强化预算经费使用的计划性，内控标准与流程系统固化

1.以预算为主线的经济业务活动管理，使预算管理更精细

在学校以往的预算管理中，都是由财务人员手工处理，对学校每笔业务支出都采用excel表格记录，业务人员对于一些预算项目支出范围与标准都不是很清楚，预算在执行过程中各预算项计划性不强，存在预算相互挤占的现象，预算与支出的相互脱节，时有发生预算花不完或超预算执行等情况发生。

内控易系统的上线应用，将预算按业务类型进行细化拆分，实行预算归口管理，通过系统用户权限划分，让各级领导、各部门负责人都能实时掌握预算执行进度，实现学校预算动态管理，预算执行过程中涉及预算调整与调剂系统内发起业务申请、自动留痕管理。结合内控系统以预算为主线的经济业务控制，提升预算管理水平，让有限的经费，发挥更大的价值。

2、内控标准与业务流程嵌入系统，实现人控到机控的转变

在学校业务处理过程中，以往老师要先找相关文件查标准、找财务核发票、找领导签字等等，现在系统上内置差旅费等特殊经费标准，只需要录入出差时间、出差地点、出差人数，系统就能自动带出对应的各项标准；填单据的时候就通过手机拍照等新方式上传发票等附件，财务系统中提前进行审核，避免交纸质凭证时发现错误来回跑路。同时，根据学校内控要求，超1000元以上，须先做事前申请后报销，通过内控系统流程条件设定1万元以上，须经办公室上传大额经费上会会议纪要，同时，经民主理财小组审批后方可执行。 

系统应用前后对比

(二) 强化全员参内控意识，弥补财务管理人员不足

1. 内控易系统的全员应用

给每人一个账号，分配不同的用户权限，强化落实内控全员参与，通过内控信息化提交事前申请，经过固定审批流进行审批完成后，事情完结后，严格对标事前申请的预算标准与经费范围标准，进行报销单据的提报。

2. 强化业财融合的内控管理

由于采用集中核算，学校财务人员紧缺的情况下，内控信息化的应用，通过系统的流程固化与可视化预算展示，大大降低了财务人员的解释成本，内控信息化流程审核，提升经费使用的规范化管理。

内控关键岗位管理

内控易系统与学校现在应用的企业微信对接，避免了信息孤岛的出现，也降低了我校老师移动办公的门槛，不用下载安装额外的软件就能在手机上进行进行经费申请与报销，领导外出也能在手机上进行业务审批及项目明细查看，极大的提升了移动办公的便利性及可用性。

(三) 严格执行财务会计制度，系统过程留痕管理

1.多维度数据分析与统计，辅助学校领导数字化决策

在报表方面，未使用内控易系统前，都是我校财务老师使用表格登记的方法，记录资金使用情况，在每月生成一张表给领导汇报学校资金的使用情况，统计数据费事费力，效果还不明显。使用内控易系统后，系统自动统计各项目资金使用情况，计算出准确的项目可用预算，实时更新，随时都可在平台上进行查询，实现了对预算的实时管理。年初时细分预算虽然增加了工作量，但在年末时，能直接查询每个项目资金的使用情况，也能穿透查询使用该项目的业务单据及明细金额，极大的解决了对账问题，在编制第二年预算时也能作为依据，更有针对性的编制预算。

 2.单位层面内部控制制度与流程嵌入信息化管理

通过内控系统进行内控相关制度的嵌入：如关键岗位定岗、定人，明确岗位职责与轮岗周期、不相容岗位分离，三重一大规则定义，内控风险检查规则的嵌入等，真正实现管理制度化、制度流程化、流程信息化。

内控系统单位层面配置

四、 应用价值

内控易系统的全面使用，在业务层面实现了我校内控流程从人控到机控的转变，从以往由财务人员及审核领导判断流程变为了预先设置好流程，由系统自动控制，有效规避了人控的风险。在单位层面，各种制度的嵌入，实现了“业务流程固化，内控管理信息化”的建设目标。

总的来说，内控易系统给我校带来了面向学校的现代化治理数字化建设方案，系统在满足方方面面的监管要求以及系统信息安全的前提下，切实缓解了财务管理的压力，减少了普通老师报销的负担，满足了内控监管的各项要求，也帮助了我校领导管理和规避各种内控风险，提升了我校的现代化管理水平。